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电子文件档案管理存在的问题与解决

电子文件档案管理的方法由于其方便性、灵活性得到了大力推广.在逐渐被人们熟知并采用的同时,它的问题也暴露了出来,如何保证档案的保密性；档案管理的权力分散在多人手中后果会怎样；管理人员的素质水平是否影响档案的管理等等.要想使电子文件档案管理法能够得到更多人的认可,解决这些问题时必然的.只有解决了这些困扰大家的问题,才能使该方法真正意义上造福人类,为人类的进步做出长足的贡献.

一、电子文件档案管理的内涵

电子文件档案管理即将传统的纸质资料,由专人将其转化为以电、代码等为载体的电子信息进行封存保管.通常情况下对电子文件档案管理的定义为：以代码的形式存在于硬盘、光盘等载体中的,生成于数字的环境中的,需要计算机等设备进行阅览的电子文件.同传统的纸质文件相比,转换为电子档案的文件更加便于长久保存,不会像传统的纸质档案一样因为纸张或者墨水的原因而难以辨认档案所载有的资料.另外电子档案文件也便于查阅,相较纸质文件,电子档案用计算机进行归纳总结,分门别类的保存起来,令查阅者一目了然.

但是电子档案也有一定的缺陷,它所载有的资料容易被篡改,不同于纸质文件会留下很明显的改动痕迹,电子档案几个数字代码的改变并不容易被发现.另外电子档案过于依赖计算机作为载体来进行查阅,若没有计算机或者别的外在原因很可能导致资料无法查阅.

二、电子文件档案管理存在的主要问题

（一）相关部门未引起足够的重视.电子文件档案管理办法对外界条件有很高的依赖性,需要电子文件档案管理部门引起足够的重视.现如今,相关部门认为一旦文件录入在案了便是十分的安全,其实不然,文件录入前、录入时、录入后三个阶段应该是同样的重要,应该引起重视.在档案的三个阶段中相关部门应该采取不同的措施,录入前做好资料的审核,保证资料的真实性；录入时也应该保证审核好数据不要造成录入误差；录入后应该做好监管工作,防止有人恶意改动数据,给以后的研究带来不必要的麻烦.

（二）管理制度不够完善.当前对于电子文件管理的相关制度较为松散,没有明确划分清责任范围,当电子文件档案出错时,相关人员相互推诿,不好确认过失的承担者.由于制度的不完善,相关负责人员犯错成本较低,会加大电子文件档案的不安全性.因此,我们应该尽快地提出方案建立健全的电子文件档案管理制度,做到对电子文件档案的最大化保护.

（三）管理人员的自身素质较低.管理人员是每天接触电子文件档案的人员,他们负责归总档案,也负责后续的管理.因此这一批人是管理好电子文件档案的关键.但是目前对于这批人员并没有严格的审核制度,没有经过相关的考核,只是能从事这份工作,但是能否做到精益求精还有待商榷.这样的人员或许由于未受到专业的培训,面对电子文件档案的突发问题并不能提出妥善的解决方案.长此以往,小问题便会积累成为大问题,对电子文件档案管理法的推广以及实际的操作都会造成较大的损害.

（四）资料容易被窃取.目前电子文件档案的管理依赖于计算机等设备,病毒或者很容易便能计算机等设备中的关键信息.这对存放电子文件档案的计算机设备以及相关的存储软件提出了很高的保密性要求.资料的泄露造成的问题不容小觑,因此在对电子文件档案进行保管时应该严格地把控保存的设备等.

三、如何解决电子文件档案管理中遇到的问题

（一）相关部门要引起足够的重视.这项改变需要相关部门摒弃以前老旧的想法,认为资料的泄露不会对公司或者当前任务造成实质性的损失,部门领导应该具有创新型的思维方式,认识到电子文件档案管理的重要性,对公司或自身长远发展的帮助.

（二）完善电子文件档案管理的管理制度.没有规矩不成方圆,要人们按照应做的来管理电子文件档案就应该设立相应的管理制度,有了管理制度作为约束,在有人违反规矩时也有惩罚的依据.健全的管理制度不仅仅是完善电子文件档案管理的必要手段,也为电子文件档案管理制度后续的发展保驾续航.有了制度的保障,就算有人对电子文件档案管理怀有恶意也会有所顾忌.电子档案管理制度在制度层面上划分清楚责任范围,划分清楚管理人员的管理范围,并且罗列清楚违反相关规定的惩罚制度,奖罚分明.

（三）提升管理人员的素质修养.管理人员是电子文件档案管理的主要参与者,他们的负责与否严重地影响了电子文件档案是否安全、是否能长久保存.首先应该在招聘相关管理人员的时候严格筛选,不能因为目前岗位差人就大幅度的降低选拔标准,给后续工作带来麻烦,做到宁缺毋滥.其次,在管理人员从事电子文件档案管理的工作中,应该严格要求这些员工遵守管理制度,不滥用职权谋利,让员工从心底热爱这份工作,从而更好地管理电子文件档案.最后,管理人员离岗应该签署保密合同等,保证离岗不泄露档案内容,以免造成不必要的损失.

（四）保证资料的保密性.及时的升级换代相关的计算机设备,升级相应的储存程序.不能贪图方便或者省下升级软件的费用留作他用,要时刻将电子文件档案的保密性放在第一位,深刻认识到露带来的危害以及不便.

四、结束语

电子文件档案管理是目前文件管理的趋势所在,纸质档案管理必然会被社会所淘汰.要将电子文件档案真正的发展起来为人们所用还有很长的一段路要走.电子文件档案管理存在问题,但不是不可解决的,只要我们对症下药,逐一解决,一定能使电子文件档案管理方法更加的完备.

档案管理论文范文结:

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