档案管理方面论文范文例文 跟电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用类本科毕业论文范文

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电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用

随着科学技术的快速发展,计算机技术在现代社会和生产中应用的领域日渐广泛.档案管理是一项复杂的、系统的工作,将计算机技术与档案管理工作有效结合,通过计算机完成档案信息的收集、整理与汇总,可以显著的提高档案信息的处理效率,并且通过磁盘等电子存储工具的利用,减少由于大量纸质档案信息资源存储而耗费的大量时间和空间资源,有利于促进档案管理效率的提升.

一、电子信息化档案管理概述

电子信息化档案管理模式是以档案管理工作为出发点和落脚点,以计算机技术为支撑实现档案信息处理和存储的一种新型档案管理模式.电子信息化档案管理模式的先进性,体现在档案资源的处理技术、存储设备等方面,而且实用性较强.与传统的档案管理模式相比,电子信息化档案管理模式具有以下显著的特点:(1)电子信息化档案管理模式的新城,以计算机技术以及档案管理领域内的相关软件技术的发展为基础.电子信息化技术在现代社会广泛应用,与通常意义上的硬件设备和软件系统都有较强的兼容性,可以保证档案管理工作的顺利开展.(2)电子信息化档案管理模式具有更高的信息处理效率以及准确率,而且电子信息化档案管理模式具有去伪存真的功能,在档案管理的精确度和严谨性方面都具右明显优势.(3)电子信息化档案管理模式是建立在传统档案管理模式基础上的一种改革与创新,但并不是脱离传统档案管理工作而独立存在的,而是一种补充和提高,用来促进档案管理工作效率的提升.

二、电子信息化档案管理模式的作用

(一)实现档案资源的传递与共享.电子信息化档案管理模式以计算机技术为基础,可以构建一个完整的档案信息的传递平台,不同的信息使用者之间可以实现档案信息的共享,从而为企业管理者的决策提供必要的依据,充分发挥档案在企业管理中的重要作用,实现档案管理与企业发展的同步.

(二)提高档案资源的利用效率.传统的人工管理模式下,档案信息的整理和归档需要花费较多的人力和物力,而且无法保证信息的准确性,在用户提出不同的需求,由工作人员运用手工检索的方式为其提供所需档案,不仅效率低,而且存在较高的误差率.运用电子信息化档案管理模式,则可以通过计算机的模糊查询、精确查询等检索方法的有效利用,加快档案资源的检索速度,提高资源利用效率.

(三)增强档案管理的时效性.以往的档案管理工作中,需要根据用户的需求进行档案查询,耗费较多的时间而且也无法保证档案资源的准确性,无法保证档案的时效性.利用电子信息化档案管理棋式,不仅可以减轻工作人员的劳动负担,而且可以快速、准确的查询到用户所需信息,提高档案的时效性.

(四)提高档性和完整性.电子信息化档案管理模式的应用,可以通过计算机技术完成档案信息的收集、整理和归档等一系列工作,提高了档案管理的自动化水平,同时也可以充分发挥计算机数据库的验算功能,及时对信息做出判断,从而保证数据信息的准确性与完整性,为用户提供更多便利.

三、电子信息化档案管理的具体任务

(一)信息收集.运用计算机技术对档案信息进行收集,再将收集到的信息进行汇总,统一编写,形成相应的数据库.

(二)信息整理.将数据库内的信息按照档案管理的要求进行编号和整理,将整理后的信息按照逻辑要求进行准确排位,形成相应的检索目录,确保用户可以根据关键词的检索顺利找到相应的档案信息.

(三)信息鉴定.在档案数据库系统中,运用计算机技术对打馕信息的生成条件、检索条件等内容进行鉴定,并且明确划分不同信息的使用环境、信息安全性、存储介质的稳定性等内容进行识别,如果鉴定工作量较大,还需要工作人员配合开展人工鉴别,增强档案信息鉴定的效率.

(四)档案保管.电子信息化档案管理模式在信息的保管方面主要是依据不同的介质呆用不同的保管方法,如纸质文件、磁盘、光盘等,并且注重保管环境的维护,有必要开展相应的防潮、防腐等工作,保持环境的湿度和温度控制在合理范围内.另外,对于电子存储介质需要注重其安全性,定期进行数据备份和病毒扫描,减少意外因素和病毒对信息资源产生的威胁.

(五)资源统计.运用计算机技术的统计功能对档案信息进行归纳和总结,形成相应的统计结果,减少工作人员的人工劳动量,而且在统计的速度和准确性方面都明显优于人工操作,可以提高档案资源的利用效率.

(六)资源保密.档案资源是企业发展过程中形成的重要资料,由于网络本身具有的开放性特征,运用电子信息化档案管理模式也似的档案资源的传递和使用过程中存在不同程度的奉献,所以要注重档案资源的保密性,维护信息使用者的权益.

四、结语

综上所述,随着科学技术的快速发展,电子信息化档案管理技术也将不断的更新和完善,有利于促进档案管理效率的提升.与此同时,社会和经济的不断发展也为新时期档案管理工作提出了更高的要求,因此电子信息化档案管理模式也应当顺应社会发展趋势,促进自身管理水平的不断提升,才能为企业档案管理工作的持续开展奠定基础.

参考文献

[1]史文梅.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国集体经济,2014(220).

[2]侯雯.档案管理中电子信息化管理模式的应用研究.办公室业务,2015 (21).

[3]丁海峰.探究电子信息化管理模式在档案管理中的作用卟通讯世界,2015 (16).

档案管理论文范文结:

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