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医院文书档案管理的办公自动化应用
【摘 要】在新形势下,医疗卫生体制改革日渐深入,对医院文书档案管理已提出全新的要求,需要在加大管理力度的基础上,提高办公自动化水平.因此,本文从不同角度客观阐述了医院文书档案管理的办公自动化应用.
【关键词】医院；文书档案管理；办公自动化；应用
在医院档案方面,文书档案是不可忽视的重要组成部分,传统管理模式已无法满足新时期医院文书档案客观要求,急需进一步优化完善.在文书档案管理过程中,医院要客观分析存在的问题,多层次正确认识办公自动化,科学管理文书档案,提高文书档案信息的利用价值,提高医院文书档案管理的工作质量.
一、医院文书档案管理中办公自动化应用的重要性
在医院文书档案管理过程中,办公自动化的应用利于弥补传统管理模式的缺陷,降低文书档案管理难度,简化管理流程,利于档案管理人员科学分散工作量,避免出现积存大量文书档案的现象,提高文书档案管理工作的效率与质量.办公自动化的应用利于降低医院文书档案检索查找方面的难度,促使海量的文书档案得到合理化利用,充分展现文书档案多样化价值,避免出现严重的资源浪费现象.同时,办公自动化的应用利于实现文书档案资源共享.在新形势下,医院档案体现在多个方面,会计档案、人事档案、实物档案等,文书档案是重要组成元素之一,档案资源共享显得尤为重要.在办公自动化作用下,医院档案卷级进一步细化,档案管理得以优化,系统化管理顺利实现,文书档案可以和其他各类档案相互作用,科学整合的基础上,共享档案信息资源,档案管理人员能够随时了解文书档案及其档案管理中存在的问题,采取针对性措施科学解决,科学管理文书档案.
二、医院文书档案管理中办公自动化应用的有效途径
（一）优化文书档案管理制度.在日常运营过程中,医院要根据文书档案性质、特征、作用等,结合办公自动化具体要求,优化完善文书档案管理过程中制定的制度,将办公自动化内容融入其中,比如,文书档案的收集制度、编目鉴度、统计检索制度,使其相互作用,处于统一的网络体系中,确保办公自动化作用到文书档案管理,有重要的制度保障,促使文书档案管理更加规范、合理.医院要根据文书档案管理制度,明确办公自动化要求,科学调整相关岗位工作内容,优化文书档案管理方法、手段等,坚持相关管理原则,科学开展文书档案管理工作,对各类文书档案进行自动化、系统化管理,最大化提高文书档案管理水平.
（二）构建全新的办公自动化系统.从某种角度来说,在医院文书档案管理过程中,办公自动化水平的提高和管理信息系统紧密相连.医院要根据自身发展目标、发展方向等,客观分析文书档案管理中出现的各类问题,加大信息化管理力度,要优化利用先进的技术,构建全新的办公自动化系统,实现文书档案信息数字化采集,在扫描仪器的作用下,科学扫描并识别文书档案,以数字化形式呈现出来,出现在医院档案信息系统中.同时,医院要借助构建的办公自动化系统,优化文书档案管理流程,促使文书档案分类鉴定、排序、归档等合理化,促使文书档案检索以及办公输入具有鲜明的信息化特征,为信息使用者检索并使用文书档案信息提供便利.在实现文书档案资源共享的基础上,提高文书档案信息利用率,巧妙利用互联网技术,优化办公自动化系统,构建全新的信息集中处理系统,对文书档案进行合理化归类,并对其进行合理化处理,确保文书档案归档、保管等一系列工作顺利开展.此外,在构建办公自动化系统中,医院要根据内外网运行情况,合理设置物理隔离,以路由器为核心,将屏蔽的IP地址、IP服务过滤掉,科学保护办公自动化系统,要巧妙利用防火墙技术,动态监督办公自动化系统网络内容,禁止非法访问,促使办公自动化系统处于安全、稳定的运行中,充分发挥自身多样化作用,科学管理医院文书档案.
（三）提高档案管理人员的综合素养.在应用办公自动化方面,医院文书档案管理已被提出更高的要求,档案管理人员已有的综合素养已无法满足其客观要求.医院必须高度重视档案管理人员培训工作,将其落到实处,根据文书档案办公自动化要求,对档案管理人员进行系统化培训,掌握必要的文书档案办公自动化理论知识,掌握多样化技巧,比如采集、整理、归档,能够熟练操作计算机,在多样化实践中不断提高档案管理人员办公自动化能力,科学管理文书档案,具有较高的自动化管理水平.在此基础上,医院要注重先进档案管理人才的引进,借助多样化形式,留住优秀人才,科学调整档案管理人才结构,实现文书档案自动化管理,提高文书档案管理工作效率以及质量.
三、结语
总而言之,在日常运行过程中,医院要高度重视档案管理,将文书档案自动化管理放在关键性位置.医院要客观分析文书档案管理中出现的各类问题,根据新时期办公自动化要求、功能作用等,优化完善文书档案管理制度,科学构建办公自动化系统,提高档案管理人员综合素质等.以此确保在办公自动化作用下,医院文书档案处于高效管理状态,提高医院文书档案管理效率与质量,具有较高的自动化管理水平,将文书档案灵活应用到实践中,确保日常相关工作的顺利开展,促使医院不断向前发展,走上长远发展的道路.
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