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如何做好档案管理保密工作
一、档案保密工作存在的主要问题
（一）档案保密工作监督不力.就档案工作而言,该项工作是具有服务性的,为了保障该项工作的顺利开展,需要得到上级的重视.然而,事实上,各级档案管理行政机构职能被不断地进行调整,从而使得微观管理职能更加弱化,加上各级各部门缺乏对档案管理保密工作的严格监督,使科研单位的档案部门工作人员难以获得必备的工作条件.在一些部门,档案保密工作没有得到统一部署,无法对组织的实施进行统一,这就会在很大程度上阻碍档案保密工作的进一步发展.
（二）档案管理人员缺乏保密观念.改革开放以来,我国较长时间处于和平环境中,档案保密工作没有受到重视.近年来,发生了一些档案引起的各类失泄密事件,这种情况的发生的原因主要是各级监管不善.特别是一些管理人员受到外界因素干扰严重,加上受到金钱方面的诱惑,使档案管理工作被疏忽了.甚至有一部分人认为,和平环境加强保密工作是多余的,是不必要的.通过对保密工作的观察,可发现有一部分人不会严格管理好自己的“手”和“嘴”,这样的结果就是使档案的秘密信息被泄露出去.
（三）档案秘密等级标识比较混乱.众所周知,各类科研项目的研发周期一般为几年或者更长的有十几年,在这个过程中,涉密文件材料的数量很多.如果不对这些文件材料进行归档,并对其密级进行标识,那么很容易给保密管理带来不必要的麻烦.在档案管理中,容易出现以下错误：第一种,就是没有标明单个文件材料的密级,而仅仅是对整个项目的密级进行标明.第二种,就是档案外观上的秘密跟档案内容秘密等级不相符.这些标识混乱的情况很容易使档案保密管理难度增加.
（四）档案的密级变更和解密工作没有衔接好.涉密档案的保密期限是有规定的,不存在永久保密的档案.在实际的档案管理工作中,容易出现档案鉴定跟密级调整工作衔接不紧密的情况,这就会使档案信息资源的开发和利用受到影响.例如,若干年之前是绝密级的档案,在一定年份之后密级降低.如果还是根据原来的密级进行管理,那么就会使信息资料不能得到充分的利用.
（五）档案存放场所防护设施不健全.在我国对档案的管理规定中,在涉密档案保管处应当配备铁门、铁窗、铁皮柜、防盗报警器以及监控设施.然而,由于历史条件的限制,档案库房设计建造年限已久,其保密强度不能够达到时展的要求,从而致使档案泄密事件频发.
二、加强档案管理保密工作应采取的措施
（一）使档案保密工作更有计划性.对于国家而言,档案保密工作是一项综合性工程,其运行机制应当是高效的、权威的.因此,各个部门有必要加强统一领导,打造更加科学的管理系统,使档案管理的规划和设计更加统一化.在学习国家最新颁布的档案法规时,应当做好统一部署,做好宣传和学习,并对组织实施进行统一管理.另外,对于档案管理部门人员来讲,应当各司其职,使档案工作和保密工作实现协同发展,从而充分发挥保密工作的作用.
（二）提高档案管理人员的综合素质.在档案保密管理工作中,人的因素是起到主导作用的因素.对于档案管理人员而言,要加强保密知识的学习,加强个人修养,牢记档案保密工作的神圣使命,真正做到具备加强的保密意识,从而使保密工作更加完善.牢记“保密工作无小事,出了问题是大事”的观念,使档案信息在政治上变得更加安全,以防思想被侵蚀.另外,档案保密工作人员要严格遵守我国的保密法律和法规,做好预防“密从口出”.
（三）注意日常管理工作中的保密防范.档案保密工作包括了日常管理的很多细节,我们应当加强保密意识,做好保密防范工作.举例而言,在档案收集的过程中,跟踪项目课题的档案人员要跟档案部门人员保持紧密联系,严防涉密资料被泄露.在使用档案时,要对其使用方式进行严格限定,对其使用范围和办理手续进行明确规定,必要时应签订档案管理保密协议书.针对档案密级的不同,应当对其借阅范围作出相应的限定,在档案使用完毕后,要第一时间归还给原档案保管处.在这个过程中,还要做好登记和审批,谨防密级文件被任意复制.
三、小结
保密工作是高压线,谁碰谁被电,对于档案保密工作而言更不可懈怠.现如今信息化时代能够给档案管理人员带来巨大的便利,但是同时也给档案保密工作带来了更加严峻的挑战.这是因为在信息化时代,信息更容易被泄露.对于档案管理人员而言,要加强保密管理,时刻紧绷保密弦,只有这样才能更好地保障各类档案信息的安全.
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